Negli ultimi anni è emersa, da parte delle aziende, l’esigenza sempre maggiore di gestire in modo semplice e intuitivo la prenotazione degli spazi lavorativi: postazioni di lavoro, aule, uffici, sale conferenza in ambienti aziendali, universitari, negli hotel, centri sportivi e altri luoghi d’incontro, rispondendo alle logiche di gestione del personale stesso. Spesso, infatti, possono presentarsi problemi di disorganizzazione che incidono sulla produttività e sulle tempistiche. Tra le criticità che possono ostacolare l’organizzazione di una conferenza preventivamente pianificata, può capitare che una sala riunioni sia già occupata, ma senza corretta segnalazione, che ci siano nuovi accessi al meeting da gestire in remoto, oppure che sia necessario prenotare dispositivi multimediali o servizi speciali.
La necessità di appoggiarsi quindi ad un efficiente sistema di gestione dei meeting, pensato per gli ambienti lavorativi di oggi – dinamici, collaborativi, flessibili – si è sviluppata anche in seguito alla diffusione del coworking, ovvero del modello lavorativo, adottato per lo più da liberi professionisti, che usufruiscono di spazi condivisi in cui disporre di postazioni autonome, interagendo al tempo stesso con altre persone. Nato come ufficio tradizionale e riadattato per assolvere le funzioni di uno spazio condiviso, l’ambiente destinato al coworking necessita però di un sistema di gestione adeguato a massimizzare l’uso dello spazio disponibile, stabilire policy di utilizzo ben precise e garantire il controllo del numero di partecipanti e del loro tempo di permanenza in quegli spazi, facilitando il distanziamento richiesto dalle procedure di sicurezza COVID-19.
La possibilità di porre un display touch su qualsiasi superficie (muro, vetro) in prossimità della stanza che consenta all’organizzatore (o all’utente, magari tramite apposito codice) la prenotazione della sala riunione, la programmazione dei meeting e delle attività e l’inserimento dei partecipanti alla riunione stessa nel modo più semplice possibile, diventa quindi una necessità sempre più frequente. Nei sistemi più complessi, il display touch è solo l’interfaccia finale di un sistema di gestione in rete.
Come funziona un sistema di prenotazione degli spazi lavorativi?
Il primo requisito è senza dubbio la semplicità. La prenotazione deve poter avvenire, come già detto, da un semplice pannello a sfioramento collocato in prossimità della stanza, da un computer o da un dispositivo mobile, tramite varie applicazioni, anche da chi non è avvezzo alle tecnologie più recenti.
Questo display mostra lo stato corrente di occupazione, il calendario della prenotazione e altre opzioni, come l’annullamento, il prolungamento o la cessazione.
In aggiunta al display touch, si può pensare di utilizzare un monitor LFD nella reception o nella lobby per la visualizzazione del calendario e degli ambienti liberi o occupati, un riepilogo generale di tutte le prenotazioni.
L’architettura tipica prevede una LAN/WAN cui sono connessi i display touch, cioè le interfacce del sistema, un computer per l’amministrazione centrale e gli eventuali dispositivi mobili presenti, che tramite apposita App possono visualizzare lo stato delle prenotazioni e riservarle.
L’utente interessato alla prenotazione della sala o dello spazio lavorativo (che può anche essere costituito da una semplice scrivania) non dovrà far altro che seguire questo semplice iter:
- Sfogliare il calendario
- Trovare una sala libera
- Effettuare la prenotazione ed eventualmente modificarla successivamente, in tempo reale
Queste operazioni possono essere effettuate:
- Tramite touch panel, come già descritto, o eventualmente totem multimediali/display interattivi
- Dal proprio dispositivo mobile (cellulare o tablet)
- Da un computer tramite, ad esempio, il calendario di Outlook
Tali sistemi, come accennato, devono essere Plug & Play in modo che siano facili da installare, efficienti e sicuri.
Appositi software di analisi e statistiche permettono di conteggiare, ad esempio, il numero di meeting in un determinato periodo di tempo, la percentuale dei locali utilizzati sul totale di quelli disponibili, la durata di tutti i meeting in un giorno (reale e pianificata), la durata media ecc. e altre informazioni che possono essere di utilità al gestore della struttura. In sostanza, permettono il monitoraggio di tutti gli aspetti delle riunioni e pianificazione degli eventuali servizi associati. Queste informazioni possono essere disponibili anche tramite interfaccia multilingua, come nel caso dei sistemi CUE.
I vantaggi dei sistemi di prenotazione delle sale
La possibilità di cercare e prenotare facilmente uno spazio di lavoro fatto su misura per le esigenze del cliente, senza pagare per qualcosa che non serve e senza sorprese per l’eventuale mancanza di dispositivi A/V necessari per quella particolare circostanza. Tramite strumenti di ricerca avanzata è possibile cercare la sala meeting con le caratteristiche e le dotazioni migliori in base alla riunione da pianificare.
Abilitare il lavoro “agile”, per consentire ai dipendenti di riservarsi uno spazio di lavoro che soddisfi nuove esigenze aziendali e di organizzazione interna.
Maggior efficienza grazie al ridotto numero di postazioni di lavoro fisse l’esperienza migliora, dando luogo a spazi condivisi.
Avere accesso ad una reportistica dettagliata, in quanto è possibile reperire informazioni riguardo il numero di prenotazioni effettuate e conoscere quante volte è stata richiesta una specifica dotazione (numero di posti, impianto A/V per la conferenza ed altro ancora).
Utilizzo immediato, non è richiesta alcuna conoscenza particolare.
Integrazione con Outlook, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange Server, G Suite.
Una varietà di applicazioni per tutte le esigenze
I sistemi per la prenotazione delle sale sono adatti non solo agli uffici, aziende e centri sportivi, ma anche per catene di hotel e alberghi, in quanto soddisfano l’esigenza di prenotare e gestire sale meeting con estrema facilità presenti all’interno degli stessi, anche da remoto, la visualizzazione delle informazioni di sala occupata e di direttorio e la pubblicazione di contenuti aggiornati su un display, o una rete di display.
Che sia un hotel, una grande azienda o un’organizzazione con numerosi spazi da adibire e gestire per i meeting di lavoro, questi sistemi sono la soluzione ideale di room booking, ed in particolare la stabilità e la scalabilità di uno come touchONE di CUE consente di utilizzare decine di touch panel che possono essere interconnessi con il pannello principale, ad esempio alla reception. Un esempio importante d’installazione è nel nuovo edificio di Microsoft nella Repubblica Ceca, dove CUE gestisce l’intero sistema di prenotazione per decine di stanze.
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